Zacznij od nazwy i identyfikatora
Poproś o pełną nazwę podmiotu, który ma przedstawić ofertę lub zawrzeć umowę, oraz o dane potrzebne do jego identyfikacji. Porównaj je z dokumentami i korespondencją. Odnotuj, jeśli materiał handlowy posługuje się inną nazwą niż dokument podmiotu.
Według informacji urzędu w Szanghaju chińskim przedsiębiorstwom przypisywany jest jednolity kod kredytu społecznego. Urząd opisuje go jako identyfikator podmiotu widoczny w dokumentach rejestrowych. Zestaw kod z nazwą, a nie z samą nazwą marki.
Ustal, kto ma jaką rolę
Zapytaj, kto jest sprzedawcą, kto wytwarza produkt, a kto odpowiada za kwestie techniczne. Jeżeli uczestniczy kilka firm, zapisz ich nazwy i zakres odpowiedzialności. Nie zakładaj, że każde logo w prezentacji oznacza tę samą stronę transakcji.
To rozszerzenie wstępnej weryfikacji partnera. Lista firm zebrana podczas badania rynku nie zastępuje ustalenia, który z podmiotów ma wykonać konkretną pracę.
Sprawdź, czego dotyczą dokumenty
Urząd w Szanghaju wskazuje, że krajowy system ujawniania informacji o przedsiębiorstwach obejmuje między innymi nazwę, kod, adres i zakres działalności. Zapisz źródło oraz datę sprawdzenia. Dane rejestrowe pomagają rozpoznać podmiot, ale nie potwierdzają same w sobie jakości danego produktu ani warunków przyszłej dostawy.
Jeśli otrzymujesz dokument dotyczący produktu lub zakładu, sprawdź, czy nazwa, model i zakres odpowiadają temu, co ma być przedmiotem zamówienia. Nie rozciągaj wniosków z jednego dokumentu na inne warianty.
Dopiero potem porównaj odpowiedzi
Wyślij porównywanym firmom tę samą wersję opisu produktu, ilości i pytań. W odpowiedziach rozdziel warunki potwierdzone od brakujących: zakres produktu, termin, dokumenty, ewentualne koszty dodatkowe. Zapisz, który podmiot przedstawił daną ofertę.
Jeżeli dostawca proponuje inny materiał lub model, poproś o opis różnicy i jej wpływu na ofertę. W korespondencji wielojęzycznej zadbaj o zgodność oznaczeń, o czym piszemy w artykule o lokalizacji komunikacji.
Zachowaj pytania na następny etap
Przed dalszymi zobowiązaniami sprawdź, czy rozbieżności zostały wyjaśnione i czy potrzebna jest osobna ocena techniczna, finansowa lub prawna. Przekaż osobom prowadzącym tę ocenę dokumenty wraz z informacją o ich pochodzeniu.
Jeśli projekt obejmuje też kontakty w innych krajach, zobacz tekst o pytaniach do partnera w Japonii. Gdy firma dopiero planuje pierwsze działania, przyda się ocena gotowości do próby.
